近年來，隨著出版社的改革一步步深入，總編室的職能也發(fā)生著微妙的變化。今天，當(dāng)你拜訪一家出版社的總編室時，可能所到的卻是“運(yùn)營管理部”或“規(guī)劃發(fā)展部”。當(dāng)你走進(jìn)辦公室里，不經(jīng)意間就能感受到變化的存在：原來辦公桌上到處堆積的資料、文件和各種名目繁多的表單明顯減少，功能齊全的個人電腦可以將它們管理得井井有條；資料柜、檔案夾上增加了“發(fā)展規(guī)劃”、“選題分析”、“市場分析”、“質(zhì)量管理體系”、“版權(quán)合同”等新的名類。
總編室職能轉(zhuǎn)變中出現(xiàn)了許多新的概念。如“運(yùn)營發(fā)展”的概念是保持出版社日常慣性運(yùn)行，社長、總編輯一般只需進(jìn)行隨機(jī)調(diào)節(jié)，從而有更多的時間進(jìn)行戰(zhàn)略運(yùn)籌?！耙?guī)劃發(fā)展”是戰(zhàn)略管理支持，總編室進(jìn)行資源監(jiān)控、運(yùn)行過程分析、市場分析，為出版社市場戰(zhàn)略、競爭戰(zhàn)略的制定提供參考信息?？傮w來說，總編室減少了事務(wù)性工作，通過加強(qiáng)對匯總選題的分析、進(jìn)行社內(nèi)經(jīng)營調(diào)研、編寫規(guī)劃、制定規(guī)章等工作增強(qiáng)了為社領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持的職能。另外，總編室的工作也從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，即通過管理工作進(jìn)行深度服務(wù)。比如，許多總編室擔(dān)負(fù)起了信息流管理、質(zhì)量管理工作。以上這些職能都提升了總編室在社內(nèi)管理的地位和發(fā)言權(quán)。

選題管理：注重決策支持

選題是出版的核心環(huán)節(jié)之一，總編室一直以來都擔(dān)負(fù)著選題管理的重要角色。隨著出版社信息化的發(fā)展，總編室所做的就不僅僅是進(jìn)行選題登記之類的工作，不少總編室都開始注重利用匯總資料對社內(nèi)選題進(jìn)行分析。
中國農(nóng)業(yè)出版社總編室副主任張志介紹說，該社通過機(jī)構(gòu)整合，設(shè)立了種植業(yè)出版中心、養(yǎng)殖業(yè)出版中心、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與管理出版中心、農(nóng)村讀物出版中心、對外合作出版中心、教材出版中心、年鑒出版中心、世界農(nóng)業(yè)編輯部、音像出版中心等14個出版中心。該社近年來每年出書千余種，給總編室在選題立項(xiàng)、把關(guān)上提出了更高的要求。總編室需要在國家有關(guān)出版法律法規(guī)方面為社領(lǐng)導(dǎo)和出版中心提供信息支持。通過對選題的匯總和審查，總編室還起到“優(yōu)化選題、避免低層次重復(fù)”的把關(guān)作用。該社《選題審批表》的“申報理由”一欄，包括“市場調(diào)研”和“效益分析”兩個部分，其中，“市場調(diào)研”中又有“社內(nèi)同類選題調(diào)查”、“社外同類選題調(diào)查”和“潛在市場分析”三欄?？偩幨铱梢愿鶕?jù)掌握的選題情況和已出版圖書的庫存情況，對選題進(jìn)行指導(dǎo)，或在各部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)。
高等教育出版社在改革中將總編室改名為運(yùn)營管理部，其旨意顯然就是要改變原來總編室事務(wù)性部門的面貌，強(qiáng)塑管理和協(xié)調(diào)職能。以選題管理為例，運(yùn)營管理部(總編室)管理計(jì)劃的人員必須周期性對全社的選題按教育類型、性質(zhì)、載體形式、學(xué)科歸屬和重點(diǎn)項(xiàng)目等多維度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而以客觀的數(shù)據(jù)為社領(lǐng)導(dǎo)制定選題規(guī)劃和思路提供支持。
中國水利水電出版社、科學(xué)出版社等社的總編室也都有一些類似的功能?？茖W(xué)社總編室主任彭斌還提出，選題管理中還應(yīng)有全程管理的整體意識，即從市場調(diào)查、合同審批、后期的編前編后和出版營銷進(jìn)行管理。

規(guī)劃管理：調(diào)研顯示威力

規(guī)劃管理也是近年來一些總編室出現(xiàn)的新職能。一些總編室擔(dān)負(fù)了編寫全社發(fā)展規(guī)劃的工作，一些總編室進(jìn)行了專項(xiàng)調(diào)研工作，還有一些總編室增加了計(jì)劃制定的工作，這些都反映了出版社總編室職能向管理轉(zhuǎn)變的趨勢。
中國電力出版社2000年之后進(jìn)入了快速擴(kuò)展的時期，不僅強(qiáng)化了原來的電力圖書出版，還進(jìn)人了計(jì)算機(jī)圖書、建筑圖書、外語圖書等出版領(lǐng)域。在業(yè)務(wù)擴(kuò)展的同時，機(jī)構(gòu)規(guī)模、人員數(shù)量都有所增加，出版社對管理工作提出了新的要求，同時提出了戰(zhàn)略管理的概念。在這樣的背景下，該社總編室于2000年在社領(lǐng)導(dǎo)的直接指導(dǎo)下牽頭制定了《中國電力出版社發(fā)展戰(zhàn)略(2000—2010年)》，從而為社領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施戰(zhàn)略管理的相關(guān)決策提供了依據(jù)。這個戰(zhàn)略規(guī)劃不但對出版社的情況進(jìn)行了客觀的分析，還對每一個細(xì)分的出版領(lǐng)域進(jìn)行了市場分析，提供了參考對策和分戰(zhàn)略。總編室主任張為龍說，出版社的經(jīng)營管理上升到一定層次就對政策、策略有了更高的要求，在總戰(zhàn)略的指導(dǎo)下還應(yīng)不斷調(diào)整相關(guān)的對策和措施，這都是對總編室工作的更高要求。
高等教育出版社運(yùn)營管理部(總編室)的計(jì)劃管理是該部門的一項(xiàng)重要工作。該部門在每年年初、每月月初都要組織編制一系列的計(jì)劃，如年度選題計(jì)劃、新書出版計(jì)劃、會議計(jì)劃，月度交稿計(jì)劃、發(fā)稿計(jì)劃等，為出版社的整體運(yùn)營提供規(guī)劃、進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證整個業(yè)務(wù)流程的順暢。
化學(xué)出版社總編室主任彭斌2000年經(jīng)過一系列調(diào)研，清查了該社的庫存，做了一份《庫存分析報告》，從選題、營銷等多方面分析了庫存產(chǎn)生的原因，并根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)對解決庫存提出了參考意見。去年，他又進(jìn)行了全社的“經(jīng)營狀況調(diào)查”，對選題、成本、重大投資項(xiàng)目、重印書等情況進(jìn)行了研究，為社領(lǐng)導(dǎo)提供了一份重要的決策依據(jù)。彭斌說，進(jìn)行調(diào)查研究的好處在于可以用數(shù)據(jù)分析要說明的問題，更有說服力。
化學(xué)工業(yè)出版社的總編室并入規(guī)劃發(fā)展部后，更是直接參與了全社的策劃和營銷活動。每年都要組織各出版中心，在社會調(diào)研的基礎(chǔ)上，對選題規(guī)劃進(jìn)行研討，在此基礎(chǔ)上形成第二年的出書計(jì)劃和重點(diǎn)營銷計(jì)劃。

信息流管理：樞紐作用更明顯

出版規(guī)模的擴(kuò)大也使信息流管理成為很多出版社總編室關(guān)心的又一問題。中國圖書商報副總編王一方認(rèn)為，出版社的信息流管理主要可以分為三個層次的工作：一是通過資訊調(diào)查溝通全社情況，起到信息溝通的樞紐作用；二是為內(nèi)部提供資料服務(wù)；三是要向社會(包括上級主管單位、媒體)提供出版社信息，建立有利于出版社發(fā)展寬松的社會環(huán)境。
中國地圖出版社總編室主任高錫瑞介紹說該社總編室的三項(xiàng)基本建設(shè)之一就是整理社內(nèi)的出版資源，如地形圖及相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，農(nóng)業(yè)社總編室人員中增加了3名專職計(jì)算機(jī)管理人員，還有一些出版社更是將加強(qiáng)信息中心的建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)管理工作作為總編室的常規(guī)工作。
電力社總編室在進(jìn)行信息流管理時，一方面注重出版社內(nèi)部和外部的信息交流，另一方面利用總編室的獨(dú)特位置，成為出版社不斷擴(kuò)大的不同組織之間的信息樞紐。據(jù)該社總編室主任張為龍介紹說，2000年以前，信息中心也是一個單獨(dú)的職能部門，但是由于人少勢單、與其他部門協(xié)調(diào)不力，效果并不是太好。2000年該部門被并入了總編室，社里還專門抽調(diào)了一位年輕的專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)出版社網(wǎng)站的建設(shè)。在不到半年的時間里，該社的網(wǎng)站就已經(jīng)由一個靜止的網(wǎng)頁發(fā)展成了綜合多種功能的網(wǎng)站。截至8月，該社從網(wǎng)站上收集到的選題大約已有100個。今年初，該社的圖書數(shù)據(jù)已經(jīng)基本整理并錄入到該網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫中。現(xiàn)在，該社的第一批新書樣書都要送到總編室，從網(wǎng)站可以看到該社最新的圖書介紹和相關(guān)信息，使該社的信息能夠更快捷地向外流通。該社4月開通的網(wǎng)上書店也初步顯示出作用，目前已經(jīng)有60％左右的郵購業(yè)務(wù)都來自網(wǎng)站信息。
網(wǎng)站對于宣傳出版社形象、服務(wù)讀者有很大效果。但保證各部門和網(wǎng)站的接口工作卻是一項(xiàng)綜合工程。為此，該社總編室也做了一些工作。如總編室專門制作了一些模版，要求編輯部門提供新書發(fā)稿信息的電子文本數(shù)據(jù)，這樣發(fā)行部門、網(wǎng)站就可以直接使用相關(guān)數(shù)據(jù)。而發(fā)行部門的相關(guān)數(shù)據(jù)，如本月圖書銷量、銷量排行榜、圖書庫存、圖書出版時間等，則需要通過一些途徑區(qū)分可公開的和不能公開的信息，然后再放在網(wǎng)站或內(nèi)部局域網(wǎng)上供社內(nèi)有關(guān)人員瀏覽。

質(zhì)量管理：訂規(guī)范以人為本

隨著出版規(guī)模擴(kuò)大，出版社把圖書質(zhì)量管理看作出版社管理的重頭戲。中國地圖出版社、機(jī)械工業(yè)出版社、科學(xué)出版社、高等教育出版社、電子工業(yè)出版社等都把質(zhì)量管理劃歸總編室。這些出版社都制定了一系列質(zhì)量保障規(guī)章制度，以期做到“不用領(lǐng)導(dǎo)管，要用標(biāo)準(zhǔn)管”。
2000年起，電子工業(yè)出版社按照IS09001質(zhì)量管理認(rèn)證體系的要求對質(zhì)量管理進(jìn)行改進(jìn)。今年，該社圖書成品合格率連續(xù)四個月都保持在90％以上，最好時達(dá)到98％以上。該社總編室主任周琰介紹說，這些改進(jìn)主要得益于三個方面的工作。首先是通過流程管理規(guī)范工作流程。他們將總編室的工作流程圖向全社公布，什么事要到總編室解決、到總編室辦事要帶什么東西，都寫得清清楚楚。其次是制定了編輯、校對、審讀人員資格標(biāo)準(zhǔn)和編輯、校對、審讀工作規(guī)范?？偩幨蚁略O(shè)的終審室還反聘了4名老編審抽查即將出版的圖書。最后是進(jìn)行了全社的質(zhì)量管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)?？偩幨覟榱吮Ｕ弦?guī)章制度能夠順利推行，不僅在全社大會上講，還一個部門一個部門地講，經(jīng)常講，讓規(guī)章制度真正成為編輯的行為規(guī)范。他們還以《質(zhì)量月報》的形式，公布成品書中優(yōu)質(zhì)品、良好品和合格品的檢查結(jié)果，同時對檢查中查出的問題歸納總結(jié)，供全社職工學(xué)習(xí)。通過這些措施，全社編輯特別是青年編輯的質(zhì)量意識提高很快，取得了明顯的成效。
農(nóng)業(yè)社總編室也聘請業(yè)務(wù)熟練的退休編輯審讀書稿和成品書。其中重點(diǎn)圖書全文審讀，一般圖書也要審讀30％左右，并建立了圖書質(zhì)量保障體系。另外，該社總編室還保留了該社的好傳統(tǒng)，不定期出版《編務(wù)簡訊》等內(nèi)部交流刊物，將審讀過程中發(fā)現(xiàn)的各種有代表性的問題在全社交流。化工出版社規(guī)劃發(fā)展部主任潘正安介紹說，該社質(zhì)量主管主要抓三項(xiàng)工作：一是各項(xiàng)制度的落實(shí)，二是增加了付型校樣審讀，由老編輯、老編審抽查審讀經(jīng)過三校整理達(dá)到付印條件的校樣，有力保證了圖書質(zhì)量，三是在印務(wù)部門自查印裝質(zhì)量的基礎(chǔ)上進(jìn)行復(fù)查。
此外，清華大學(xué)社總編室增設(shè)了一名客戶服務(wù)員，水利水電社總編室牽頭進(jìn)行一些研發(fā)工作，如行業(yè)研究等，這些都顯示了近年來總編室職能發(fā)展的新趨勢。科技出版工作委員會主任周誼曾在總編室工作過多年，他說，現(xiàn)在的總編室職能變化很大，以前的工作基本是手工完成，沒有計(jì)算機(jī)，更不會涉及訴訟、合同等問題，現(xiàn)在不但新增了許多工作，還進(jìn)行了信息化的管理。但不變的是總編室作為出版社的一個樞紐部門，要協(xié)調(diào)全社各部門之間的工作，扎扎實(shí)實(shí)作好總編的參謀和助手。